Prise en main Administrateur

Que faire si le téléchargement de mon logo ne fonctionne pas ?

Vérifications à effectuer :

• Format du fichier : Assurez-vous que votre logo est au format PNG.
• Dimensions : La taille de l’image ne doit pas dépasser 500 pixels de largeur et 500 pixels de hauteur.
  Si votre fichier ne respecte pas ces critères, vous pouvez utiliser un outil de retouche d’image pour le modifier avant de le télécharger.

Pourquoi le fichier d'import des utilisateurs n'est-il pas accepté malgré l'utilisation du template ?

Recommandations et solutions possibles :

• Conservez la première ligne du fichier : Assurez-vous que l’en-tête (première ligne) fournie dans le template n’a pas été modifiée, car elle est essentielle pour l’importation.
• Vérifiez les adresses e-mail : Assurez-vous qu’il n’y a aucune erreur dans les adresses e-mail, comme un "@" manquant ou une extension incorrecte (par exemple, ".f" au lieu de ".fr").
• Évitez les caractères spéciaux : Le système ne prend pas en compte les caractères spéciaux. Veillez à les supprimer de votre fichier avant l’importation.
• Attention aux caractères invisibles : Parfois, des caractères invisibles peuvent se glisser dans la saisie et bloquer l’enregistrement. Si vous soupçonnez ce type de problème, envoyez-nous votre fichier CSV afin que nous puissions l’examiner et corriger l’erreur.

En suivant ces recommandations, vous maximiserez vos chances de réussir l’importation des utilisateurs.

Pourquoi la création de parcours ne fonctionne-t-elle pas lorsque je clique sur "Créer" ?

Un bug connu affecte la création de parcours sur les navigateurs Edge et Chrome, empêchant toute action lorsque vous cliquez sur le bouton "Créer".

Pour contourner ce problème, nous vous recommandons d’utiliser le navigateur Firefox, qui n’est pas impacté par ce bug.

Si le problème persiste malgré l’utilisation de Firefox, n’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous aider.

Comment ajouter un module en bas de la liste si le drag and drop ne fonctionne pas lors de la création de parcours ?

Un clic est possible pour sélectionner un contenu (sans utiliser le glisser/déposer) 

Qu’est-ce que le Whitelisting ?

Le Whitelisting (ou mise sur liste blanche) est un processus qui consiste à autoriser certaines adresses e-mail, domaines ou adresses IP à contourner les filtres anti-spam et à être systématiquement acceptées par un système de messagerie.

Dans le contexte des e-mails, cela permet de garantir que les messages envoyés par des expéditeurs de confiance, comme ceux qui envoient des e-mails d'activation ou de relance, arrivent dans la boîte de réception des utilisateurs, sans être bloqués ou envoyés dans le dossier spam.

Pourquoi mes utilisateurs ne reçoivent-ils pas les e-mails d'activation ou de relance ?

Le Whitelisting permet d'assurer que les e-mails envoyés par notre plateforme ne soient pas filtrés comme spam. Pour cela, vous devez ajouter les adresses e-mail et les adresses IP spécifiques à votre liste blanche (Whitelisting) afin qu'elles soient autorisées à passer sans restriction. Voici les informations nécessaires pour le Whitelisting selon la version de votre LMS :

• LMS V5 :
  • Adresse e-mail : support@phosforea.com
  • Adresse IP du serveur : 213.32.74.94
• LMS V6 :
  • Adresse e-mail : support-phosforea@june-factory.com
  • Adresse IP du serveur : 51.68.49.67

En ajoutant ces adresses et IP à votre liste blanche, vous vous assurez que les e-mails d'activation, de relance, ou toute autre communication importante, arrivent directement dans la boîte de réception de vos utilisateurs, sans être bloqués.

Comment ajouter des adresses IP à la liste blanche?

Ajouter des adresses IP à la liste blanche (Whitelisting) dépend du service de messagerie ou du pare-feu que vous utilisez. Voici des instructions générales pour quelques plateformes courantes :

1. Gmail (pour les administrateurs G Suite) :

• Connectez-vous à votre console d'administration Google (admin.google.com).
• Allez dans Applications > Google Workspace > Gmail > Paramètres avancés.
• Dans la section Filtrage du spam, trouvez l'option Liste blanche.
• Ajoutez les adresses IP que vous souhaitez autoriser dans la zone Adresses IP autorisées.
• Cliquez sur Enregistrer.

2. Outlook (Exchange ou Microsoft 365) :

• Connectez-vous à votre Centre de sécurité et de conformité Microsoft 365.
• Allez dans Protection > Filtrage du courrier indésirable.
• Cliquez sur Liste d'expéditeurs approuvés.
• Ajoutez les adresses IP dans la section dédiée aux adresses IP de l'expéditeur.
• Sauvegardez vos modifications.

3. Serveur de messagerie (via cPanel ou Plesk) :

• Connectez-vous à votre interface d'administration (par exemple, cPanel ou Plesk).
• Allez dans les Paramètres de messagerie ou Filtres anti-spam.
• Trouvez l'option pour ajouter des adresses IP à la liste blanche.
• Ajoutez les IP souhaitées (comme 213.32.74.94 et 51.68.49.67).
• Sauvegardez vos modifications.

4. Firewall ou Système de Sécurité Web :

• Connectez-vous à l'interface d'administration de votre pare-feu ou système de sécurité (comme Cloudflare, AWS Security Groups, ou Firewall de votre serveur).
• Allez dans la section des Règles d'accès ou des listes blanches.
• Ajoutez les adresses IP que vous souhaitez autoriser dans la liste des IP autorisées.
• Appliquez les modifications.

5. Autres plateformes :

• Si vous utilisez un autre fournisseur ou service de messagerie, cherchez une section dédiée aux paramètres de sécurité, filtres de spam, ou liste blanche dans leur documentation ou panneau de configuration pour ajouter les adresses IP.

Ces étapes garantiront que les e-mails provenant des adresses IP spécifiées ne soient pas bloqués par les filtres anti-spam.

Pourquoi je n'arrive pas à importer un fichier d'utilisateurs avec des dates d'expiration ?

La date doit être au format texte : formater la cellule au format texte et écrire la date avec un ' devant

Exemple '31/12/2025

Comment changer la langue de la plateforme ?

Vous pouvez choisir une autre langue via le menu “Langue” en bas à gauche de votre écran. Attention, ceci ne changera pas la langue de vos contenus e-learning. Pour changer la langue de vos contenus e-learning aadressez vous à un conseillé Phosforea.

Prise en main Utilisateurs 

Pourquoi l'affichage indique-t-il qu'un utilisateur n'a pas terminé un module alors qu'il l'a fini ?

Dans les contenus de type "Module" (avec une voix off), il y a une diapositive de conclusion à visionner après le quiz. Parfois, les utilisateurs s'arrêtent à la diapositive de résultats du quiz et ne regardent pas cette dernière diapositive, ce qui empêche la progression d'être marquée comme complète.

Pourquoi ne reçois-je pas les demandes de support envoyées par mes utilisateurs ?

Vérifiez avec le chef de projet de June Factory que l'adresse e-mail de support utilisée et intégrée dans le LMS est bien celle qui doit être utilisée pour recevoir les demandes de support

Pourquoi « utilisateur inconnu » apparait lorsque je clique sur le lien d’activation ?

Solution 1 :
Il est possible que votre système de protection soit trop strict (utilise un logiciel anti-malware) et empêche la redirection des e-mails d'activation. Nous vous recommandons de whitelist notre domaine, de demander à l'administrateur de renvoyer un nouvel e-mail d'activation, puis de réessayer.

Solution 2 :
Deux ou plus e-mails d'activation ont été envoyés. Veuillez cliquer sur le lien contenu dans le mail le plus récent.

Si ces solutions ne résolvent pas le problème, veuillez procéder à une escalade de niveau 2 pour une assistance plus approfondie.

Mot de passe

Comment demander un lien de réinitialisation de mot de passe ?

Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe (ou devez le changer), allez sur la page "Mon Compte" ou déconnectez vous et cliquez sur "Mot de passe oublié ?" sur la page de connexion.

Je ne trouve pas le lien de réinitialisation de mot de passe ?

Vérifiez vos courriers indésirables pour vous assurer que l’e-mail contenant le lien de réinitialisation de mot de passe n’y a pas été envoyé par erreur. Si vous ne trouvez toujours pas le lien, veuillez contacter l' administrateur de la plateforme via le formulaire "Contactez-nous" en bas de page.

Mon lien de réinitialisation de mot de passe ne fonctionne pas.

Pour des raisons de sécurité, nos liens de réinitialisation de mot de passe expirent quelques heures après la demande. Si vous avez dépassé ce délai, demandez un nouveau lien. Vérifiez également que vous avez bien activé votre compte et que vous vous êtes connectés au moins une fois sur la plateforme. Si vous rencontrez toujours des problèmes, veuillez contacter l' administrateur de la plateforme via le formulaire "Contactez-nous".

Réinitialisation du mot de passe – Message d'erreur : Token inconnu, que faire ?

Solution 1 :
Demandez un nouvel e-mail de réinitialisation du mot de passe et assurez-vous d'utiliser le lien dans le délai imparti.

Solution 2 :
Si le message d'erreur apparaît lors de l'activation du compte, essayez de cliquer à nouveau sur le lien d'activation.

Mon lien de réinitialisation de mot de passe ne fonctionne pas

Message "jeton d'identification inconnu"

Cause : Ceci est généralement causé par le fait que l'utilisateur passe plus de 5 minutes à définir un mot de passe, ce qui entraîne un délai d'expiration de la session.

Correctif : Afin de vérifier que ceci est bien la cause de l'erreur, demander à l'utilisateur de choisir son mot de passe puis de réutiliser le lien d'activation (qui n'a pas été dépensé car l'activation a échoué) pour saisir le mot de passe préalablement choisi.

Mes contenus sont lents ou ne fonctionnent pas très bien, que faire ?

Il est recommandé d'utiliser des versions à jour des navigateurs Google Chrome ou Mozilla Firefox pour une meilleure expérience. Le navigateur Internet Explorer est à éviter. Si possible, veuillez utiliser une connexion internet filaire.

J'ai terminé un contenu mais le statut "Terminé" n'apparaît pas, que faire ?

Vérifiez que vous avez suivi le contenu jusqu'à la fin pour obtenir le statut "Terminé". Veuillez également utiliser les navigateurs Google Chrome ou Mozilla Firefox. Si le problème persiste, veuillez-contacter votre administrateur via le formulaire de contact ci-dessous.