Créer un nouvel audit​

Dans Auditool, la création et la gestion des audits a lieu dans le panneau Gestion des audits

Ouvrir un audit​

Un audit peut être ouvert depuis deux sources :

• le serveur (une connexion à internet est nécessaire)
• un fichier local (fichier de type SQLite)

Ouvrir depuis le serveur​

Il existe deux façons d'ouvrir un audit depuis le serveur dans Auditool :

1 : Depuis le panneau Gestion des audits (recommandé)​

Ouvrir un audit depuis gestion des audits

2 : Depuis le panneau Audits​

Dans la page Audit en cours, cliquez sur l'icône

Importer depuis un fichier SQLite​

Un audit peut également être ouvert à partir d'un fichier SQLite.
Pour cela rendez-vous dans la page Audits, cliquez sur l'icône

puis sur

Importer un audit au format SQLite.
 

L'explorateur de fichier vous propose alors d'ouvrir le fichier SQLite de votre audit.
Pour créer un fichier SQLite de votre audit, voir Exporter votre audit dans un fichier SQLite

Sélectionner un référentiel​

Un audit peut être multi-référentiels, c'est-à-dire qu'il porte sur plusieurs référentiels en même temps.
Pour passer d'un référentiel à un autre, sélectionnez le référentiel souhaité en cliquant sur son nom :

Sauvegarder l'audit​

Les données d'audit peuvent être sauvegardées de deux manières différentes :

• localement, dans votre navigateur
• à distance, sur le serveur d'Auditool (en mode SaaS)

Sauvegarde dans le navigateur​

La sauvegarde locale permet de travailler hors ligne et de sauvegarder dans votre navigateur de la même manière que vous pouvez sauvegarder un fichier sur le disque dur de votre ordinateur.
Pour cela, cliquer sur l'icône "Sauvegarder dans le navigateur" en bas à droite de l'écran :
 

Vous pouvez également utiliser le raccourci CTRL + S.
Une animation de sauvegarde doit alors apparaître au milieu de votre écran, avec cette forme :
 

Si l'animation n'a pas eu lieu la sauvegarde ne s'est pas effectuée, cliquer sur le bouton de sauvegarde.

De plus, vous pouvez exporter la sauvegarde au format SQLite pour l'enregistrer sur une clé USB par exemple (voir Exporter votre audit dans un fichier SQLite)

Synchroniser sur le serveur​

Lorsque vous possédez une connexion à internet (ie l'application n'est pas en Mode hors-connexion), vous pouvez sauvegarder vos données sur le serveur pour ne pas perdre vos données et avoir accès aux fonctionnalités disponibles en ligne.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Synchroniser avec le serveur" en bas à droite de l'écran.
 

Cette action va remplacer l'audit sur le serveur par la version locale de votre navigateur.

Synchroniser un audit partagé​

Dans le cadre d'un audit partagé avec d'autres auditeurs, Auditool va fusionner les données des différents auditeurs au moment de la synchronisation de chacun. S'il existe des conflits (ie la même exigence a été complétée par deux auditeurs différents), Auditool va proposer de résoudre les conflits. Pour plus d'informations, voir Résolution des conflits au cours d'une fusion.

Exporter votre audit dans un fichier SQLite​

Pour exporter un audit au format SQLite, cliquez sur le bouton "Exporter un .sqlite" en haut à droite de l'écran.
 

L'export au format SQLite permet de sauvegarder votre audit dans un disque dur externe ou une clé USB. Il permet également de fusionner des audits entre deux auditeurs qui n'ont pas accès à internet, voir Fusionner deux versions d'un audit
Pour ouvrir un audit depuis un fichier SQLite, voir importer un fichier SQLite

Restaurer une sauvegarde​

Des sauvegardes automatiques sont effectuées toutes les 30 minutes d'utilisation et sont conservées localement sur votre poste.
 

• Le bouton

• permet de supprimer la sauvegarde de votre poste. Il n'existe aucun moyen de retrouver cette sauvegarde une fois supprimée.
• Le bouton

• permet de télécharger la sauvegarde au format SQLite. Il s'agit de la même action que Exporter votre audit dans un fichier SQLite, pour une sauvegarde antérieure.
  Vous pouvez alors utiliser l'interface de fusion d'audit pour fusionner vos données entre la version courante de votre audit et la version sauvegardée. Pour plus d'informations sur l'interface de fusion d'audit, voir Fusionner deux versions d'un audit.
• Le bouton

• restaure la sauvegarde sélectionnée et la fusionne avec les données de l'audit courant.

Effacer les données du navigateur​

Avant d'effacer les données d'audit de votre navigateur, vous devez enregistrer vos données :

• localement : Exporter votre audit dans un fichier SQLite

ET/OU

• sur le serveur : Synchroniser votre audit sur le serveur

Une fois que vos données sont enregistrées sur un autre support, vous pouvez supprimer les données d'audit de votre navigateur :

Informations sur l'audit en cours​

Pour afficher le panneau d'informations de l'audit en cours, cliquez sur l'icône

dans la barre du haut.
 

Ce panneau comprend 3 sections principales : Général, Statistiques, et Rapports.

Onglet Général​

L'onglet général est sélectionné par défaut lors de l'ouverture du panneau d'information.

Cet onglet regroupe diverses informations sur l'audit en cours, telles que :

• Le numéro de l'audit
• Sa date de création
• Le nom de l'auditeur ayant créé l'audit
• Les référentiels utilisés
• Le nom du client
• Le(s) site(s) du client
• L'échelle utilisée
• Les noms des auditeurs ayant accès à cet audit
• La langue de l'audit

Pour fermer l'onglet d'informations générales, cliquez sur la croix en haut à droite de l'onglet, ou sur le bouton Echap sur clavier.

Générer un rapport d'audit​

L'onglet Rapports permet de générer des rapports d'audit au format Word, Excel et PowerPoint (et d'exporter les données du rapport au format JSON).
 

Pour générer un rapport de manière instantanée, sélectionnez un format de rapport, une langue et un modèle prédéfini dans la liste et cliquez sur le bouton Générer le rapport.

Afficher un statut de qualité​

Le statut de qualité permet de générer un document texte afin de connaitre :

• les exigences sans évaluation
• les évaluations incomplètes (pas de statut ou pas de contexte)
• les évaluations avec un statut "Non-conforme" mais sans recommandation
• les recommandations incomplètes Pour générer ce document, rendez-vous dans l'onglet Rapport.

Ouvrir le bloc-notes​

Le bloc-notes est outil permettant de rentrer et de formatter du texte. Tout texte présent dans le bloc-notes est sauvegardé en même temps que la sauvegarde de l'audit. Pour ouvrir le bloc-notes, cliquez sur l'icône

dans la barre du haut.

Rédiger le contexte et la conclusion​

Les onglets Contexte et Conclusion permettent de personnaliser le contexte et la conclusion de l'audit. Les modifications apportées dans ces deux sections seront présentes lors de la génération de l'audit.

Lors de la création d'un nouvel audit, un contexte et une conclusion par défaut sont présents et peuvent être personnalisés en renseignant les champs texte correspondants.

Chaque champ à renseigner comprend :

• Une section principale : Celle-ci correspond à un titre principal dans le rapport généré. Il est possible de rajouter du texte en cliquant sur "Ajouter du contenu pour cette section", ou bien de supprimer le texte, et de ne garder que le titre, en cliquant sur "Supprimer le contenu". Une section principale peut contenir autant de sous-sections que souhaité.
• Des sous-sections : la sous-section correspond à un sous-chapitre dans le rapport généré. Elle contient un seul champ texte.

Pour rajouter une section principale, cliquez sur l'icône

en bas de la page. Pour rajouter une sous-section à la section principale, cliquez sur l'icône

en bas de la section correspondante.

Il est possible de modifier l'ordre des sections et des sous-sections. Pour cela, cliquez sur le bouton

de la section à déplacer, puis glisser la section à l'emplacement souhaité, et relâchez le bouton. Une sous-section peut être déplacée d'une section principale à l'autre.

Afin de supprimer une section principale ou une sous-section, cliquez sur l'icône

de la section correspondante.

Fusionner deux versions d'un audit​

La fusion d'audit permet de comparer deux versions d'un même audit et de choisir, pour chaque exigence où il existe un conflit, quelle version nous souhaitons conserver.

Cette fonctionnalité est utile dans les cas suivants :

lorsque deux auditeurs travaillent sur le même audit, disposent d'une connexion internet, et souhaitent fusionner les données des deux auditeurs.
Un premier auditeur (auditeur A dans l'exemple) va synchroniser son audit avec le serveur.
Puis l'auditeur B va synchroniser à son tour son audit sur le serveur.
Auditool va détecter les conflits et proposer de fusionner les deux audits.
Si vous refusez, l'auditeur B va continuer de travailler en local sur son poste et les deux auditeurs pourront synchroniser leurs données d'audit ultérieurement. Si vous acceptez, l'interface du fusion d'audit s'affiche pour Résoudre des conflits au cours d'une fusion. Une fois les conflits résolus, l'auditeur B synchronise la version fusionnée de l'audit sur le serveur.

lorsque deux auditeurs travaillent sur le même audit en mode hors-connexion et souhaitent fusionner les données des deux auditeurs.
Un premier auditeur (auditeur A dans l'exemple) doit alors exporter son audit dans un fichier sqlite pour fusionner ses données avec le deuxième auditeur (auditeur B).

pour restaurer une sauvegarde, après une erreur de manipulation par exemple.
L'interface de fusion va permettre de sélectionner les exigences à restaurer depuis la sauvegarde (version A) et les exigences à conserver (version B). Voir Restaurer une sauvegarde

pour importer des données d'audit au format Excel.
Un export de l'audit au format Excel peut être fait afin d'envoyer ce fichier à un tiers qui va y insérer des données. Ces données peuvent ensuite être ajoutées à l'audit en cours. Attention toutefois aux limitations du format Excel (voir exporter son audit dans un fichier Excel).

Ouvrir l'interface de fusion​

Dans l'interface d'audit, ouvrez l'audit dont vous souhaitez fusionner le contenu (ici l'audit n°3 en version "B").
Cliquez sur l'icône

Une fenêtre vous invite alors à importer le fichier SQLite à fusionner.
 

Le fichier SQLite doit correspondre à une version différente du même audit. Dans notre exemple, nous allons importer l'audit n°3, version A, qui va être fusionné avec l'audit n°3, version B. dans la barre du haut d et sélectionnez le fichier SQLite à fusionner.

Résolution des conflits au cours d'une fusion​

La fusion des deux versions peut entrainer des conflits. Pour résoudre ces conflits, deux options existent :

La résolution automatique
Si pour une même exigence, un conflit existe entre

• deux statuts différents : le statut le moins bon sera attribué (par ex: entre un statut "conforme" et "non-conforme mineur", le "non-conforme mineur sera retenu. Entre "non-conforme mineur" et "non-conforme majeur", le "non-conforme majeur" sera retenu).
• deux contextes différents: les deux versions sont conservées, l'une sous l'autre avec un séparateur.
• des pièces jointes différentes : toutes les pièces jointes sont conservées.
• des recommandations différentes : toutes les recommandations sont conservées, elles s'additionnent dans la barre de sélection des recommandations.

La résolution manuelle
La résolution manuelle ouvre une nouvelle fenêtre de résolution des conflits (s'il existe des conflits, sinon la fusion est faite automatiquement).

Cette fenêtre liste tous les conflits existants à gauche, et permet pour chaque conflit de choisir entre :

• Locale: seules les valeurs de l'audit A local sont conservées.
• Distante: seules les valeurs de l'audit B importé sont conservées.
• Fusionnée: fusionner les valeurs des deux audits. Dans le cas d'un conflit d'état d'exigence le statut le moins bon sera conservé (par ex: entre un statut "conforme" et "non-conforme mineur", le "non-conforme mineur sera retenu. Entre "non-conforme mineur" et "non-conforme majeur", le "non-conforme majeur" sera retenu).

Lorsque tous les conflits ont été résolus, vous pouvez sauvegarder la fusion pour enregistrer définitivement vos modifications.

Remplir l'évaluation d'une exigence​

Sélectionner une exigence​

Toutes les exigences du référentiel sélectionné se trouve dans la liste à gauche de l'écran. En cliquant sur une exigence, le détail de cette exigence apparait dans le panneau du milieu, et le panneau d'évaluation de cette exigence apparait à droite de l'écran.

Filtrer les exigences​

Dans la liste des exigences, il est possible de filtrer les exigences de la même manière que sur la page des référentiels.
Il est possible également de trier les exigences par statut dans la fenêtre des filtres.
Chaque évaluation d'une exigence possède un bouton "Epingler" présent à côté de la sélection du site de l'évaluation. Pour retrouver toutes les exigences "épinglées", cliquer sur la case "Filtrer par épinglé" dans la fenêtre des filtres.

Evaluation multi-sites​

Le panneau d'évaluation d'une exigence possède

• un statut
• un contexte
• des pièces jointes
• des recommandations

Cela est vrai pour chaque exigence, mais aussi pour chaque site d'un client. Les sites client sélectionnés lors de la création de l'audit sont présents dans la barre verticale verte. Il est possible de passer d'un site à l'autre en cliquant sur son nom, ou de sélectionner le site global.

Statut et contexte​

Les statuts sélectionnables dépendent de l'échelle sélectionnée lors de la création de l'audit. Un code couleur standard est utilisé pour connaître le statut de l'exigence (vert pour une conformité, rouge pour une non-conformité). La couleur du statut sélectionné se retrouve à côté du nom de l'exigence dans la listes des exigences, après avoir sauvegardé l'audit.

Un champ contexte permet de détailler le contexte d'audit de cette exigence.

Pièces Jointes​

Pour chaque exigence, une ou plusieurs pièces jointes peuvent être ajoutées. Les pièces jointes peuvent être également supprimées ou téléchargées. Seules les pièces jointes de moins d'1Mo, et au format .png, .jpg, .jpeg, .bmp et .txt sont stockés sur le serveur et peuvent être téléchargées par la suite. Les pièces jointes d'une taille supérieure à 1Mo, ou d'un autre format, seront référencées mais ne seront pas stockés sur le serveur.

Recommandations​

Une exigence n'a pas de recommandation par défaut. Chaque exigence peut comporter une ou plusieurs recommandation(s). Une recommandation comporte :

• un champ texte "Constat"
• un champ texte "Risque"
• un champ texte "Remédiation"
• des indicateurs

Une recommandation peut être supprimé en cliquant sur l'icône

dans la barre de sélection des recommandations.