Introduction

Bienvenue sur Phosforea
Cette documentation vous permettra de configurer votre plateforme LMS et d'entrer dans les détails de chaque fonctionnalité en cas de besoin

Personnalisation

Avant de démarrer, nous vous invitons à personnaliser votre plateforme. L'expérience sera grandement améliorée tant au niveau des utilisateurs que des administrateurs.

Personnalisation graphique

L'administrateur peut personnaliser la plateforme de son entreprise à travers 2 paramètres :

• Logo plateforme : Ce logo viendra remplacer le logo Phosforea en haut à gauche au-dessus du menu. Il apparaitra dans les mail d'activation et de relance dans le corps du mail en haut.
• Couleur thème : Les couleurs de l'interface peuvent être modifiée selon des associations de couleurs prédéfinies.
   

Ajouts de Descripteurs

La fonction de Descripteur est utile si vous souhaitez affiner le suivi des statistiques et l'intégration des utilisateurs par service, par direction, par agence.... ou tout autre descripteur qui vous permettra de piloter au mieux la plateforme.

Pour ajouter un descripteur et pouvoir aggrémenter les données de vos apprenants, voici la marche à suivre :

1. Cliquer sur la rubrique Paramètres
2. Dans la section Descripteur, cliquer sur le bouton 
3. Rentrer le Decripteur de votre choix
4. Cliquer sur le bouton

Ce descripteur est maintenant disponible pour tout vos apprenants. Si vous le souhaitez, vous pouvez :

• Modifier son nom en cliquant sur le bouton d'Edition
• Supprimer le descripteur en cliquant sur le bouton de Suppression.

Note : Attention, les données seront perdues si vous avez rentrer ce champs pour certains de vos apprenants.

Parcours de formation

Selon l'offre Phosforea choisie, l'administrateur aura accès à des ensembles de contenus. Ces contenus pourront être regroupés en parcours afin de les attribuer à des groupes d'utilisateurs. Cette section détaille les modalités de création et d'attribution de ces parcours.

Créer un parcours

1. Cliquer sur la rubrique “Parcours”
2. Cliquer sur le bouton 
3. Une interface de création de parcours apparait. Voici les informations à renseigner 

• Name : le nom du parcours
• Description : la description et/ou les objectifs du parcours pédagogique
• Thumbnail : image associée au parcours au format .png ou .jpg (max. 800x400px). Si aucune image n'est chargée, la vignette du premier contenu du parcours sera utilisée.
• Choix des contenus : sur la partie gauche un ou des ensembles de contenus apparaissent selon le forfait choisi.
• Cliquer pour dérouler l'accordéon
• Cliquer ou faire glisser dans la partie Contents selected: sur la droite les contenus à ajouter au parcours
• Visualiser les choix sur la droite et gérer l'ordre de visionnage du parcours

4. Cliquer sur le bouton  lorsque vous avez êtes satisfait de ces différents paramètres.
 

Note 1 : L'ordre de visionnage du parcours n'est pas bloquant : l'apprenant peut commencer par le contenu qu'il a envie de voir en 1er dans le parcours. En modifiant l'ordre des contenus dans le parcours, on lui suggère de suivre les cours dans un ordre particulier.

Note 2 : L'information Total runtime vous informe de la durée estimée pour ce parcours de formation.

Modifier un parcours

1. Cliquer sur la rubrique “Parcours”
2. Choisissez le parcours que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton d'Edition
3. Modifier les paramètres de votre choix :

• Name : le nom du parcours
• Description : la description et/ou les objectifs du parcours pédagogique
• Thumbnail : image associée au parcours au format .png ou .jpg (max. 800x400px). Si aucune image n'est chargée, la vignette du premier contenu du parcours sera utilisée.
• Choix des contenus : sur la partie gauche un ou des ensembles de contenus apparaissent selon le forfait choisi.
• Cliquer pour dérouler l'accordéon
• Cliquer ou faire glisser dans la partie Contents selected: sur la droite les contenus à modifier sur le parcours
• Visualiser les choix sur la droite et gérer l'ordre de visionnage du parcours

4. Cliquer sur le bouton Update pour appliquer les modifications.  

Attribuer un parcours

Attribution individuelle

1. Cliquer sur la rubrique “Utilisateurs”
2. Choisir l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer le parcours, puis cliquer sur le bouton d'Edition
3. Cocher la case du ou des parcours que vous souhaitez appliquer pour cet apprenant
4. Cliquer sur le bouton Modifier

Attribution en masse

Si vous souhaitez attribuer un profil à plusieurs utilisateurs, suivez les instructions suivantes en sélectionnant le parcours souhaité avant import :

Importer des utilisateurs

Relance par parcours

Si vous souhaitez planifier une relance par parcours, suivez les instructions suivantes en paramétrant le filtre Content / = / Nom du parcours souhaité avant l'envoi

Envoi de relance utilisateurs

Gestion utilisateurs

Configurer, fonctionnement langues, import par parcours et par langue.

Généralité sur les utilisateurs

Actif/Inactif

• Utilisateur Actif : Il s'agit d'un utilisateur qui s'est connecté une première fois et qui a défini un mot de passe. Sa progression peut être est comprise entre 0 et 100%
• Utilisateur Inactif : Il s'agit d'un utilisateur qui a été importé par un administrateur ou un manager mais qui n'a jamais activé son compte, il ne s'est jamais connecté une première fois et n'a pas défini de mot de passe. Sa progression est de 0%

Status

Si vous souhaitez connaitre la répartition des status de votre population, merci de vous référer à cette section :

Statistiques individuelles

Configuration descripteurs

Importer des utilisateurs

Vous pouvez choisir d'importer une liste d'utilisateur en masse si vous souhaitez ajouter plusieurs utilisateurs :

Etape 1 : Selection du fichier

1. Cliquez sur la rubrique Utilisateurs
2. Sélection du fichier

• Cliquer sur le bouton Télécharger le modèle. Un fichier d'injection au format Excel est téléchargé dans votre navigateur.
• Remplir le fichier avec vos données : ne modifiez pas le nom ou le contenu de la 1ère ligne du fichier. Vous pouvez copier/coller vos données à partir de la deuxième ligne du fichier Excel.
• Enregitrez votre fichier
• Cliquer sur le bouton Select Files, Charger le fichier
• Cliquer sur "Envoyer"
   

Note 1 : Les colonnes A (Prénom), B (Nom) et C (Email) doivent obligatoirement être remplies

Note 2 : s'il y a une erreur lors de l'import (caractère spéciaux dans les adresses mails, vous serez informé par une fênêtre de dialogue que l'import a échoué

Etape 2 : Validation du format Vérifier l'odre des colonnes : si l'excel ne correpond pas aux colonnes affichées dans l'interface, vous pouvez changer l'ordre des colonnes.  

Etape 3 : Choix des parcours Choisissez la Langue de l'utilisateur (la langue par défault de la plateforme phosforea) et le parcours de formation pour cet utilisateur  

Note : Veillez à réaliser un import pour chaque combinaison de langue/profil que vous avez dans votre population d'apprenants

Etape 4 : Import Un récapitulatif informatif vous propose d'importer les utilisateurs ajoutés et de leur appliquer le profil choisi. Cliquer sur Importer pour valider  

Note : Lors d'un ajout d'utilisateur en masse, aucun mail d'activation n'est envoyé aux utilisateurs, vous devez réaliser cette l'envoi d'un mail d'activation. Merci de vous référez à cette section pour réaliser cette opération : Envoi de relance utilisateurs

Ajouter un utilisateur

Si vous souhaitez ajouter un seul ou quelques utilisateurs, vous pouvez choisir de remplir un formulaire pour créer un compte :

Cliquer sur la rubrique Utilisateurs
Cliquer sur le bouton "+ Créer"
Remplissez les champs obligatoires : Prénom, Nom et Utilisateurs
Remplissez les champs utilisateurs (non-obligatoires)
Choisissez la langue de l'utilisateur parmi la liste déroulante (la langue par défault de la plateforme phosforea pour cet utilisateur)
Choisissez un ou plusieurs parcours pour l'utilisateur
Note : Lors d'un ajout d'utilisateur via formulaire, un mail d'activation est envoyé à l'utilisateur  

Rechercher / Filtrer des utilisateurs

Modifier des utilisateurs

Vous avez deux possibilités pour modifier un utilisateur :

Modification en masse

Vous pouvez réimportez la liste (list d'email) des utilisateurs à modifier et changer les descripteurs ou toute information souhaitée (nom, prénom, langue...) dans le fichier d'import. Cela modifiera les comptes existants et ne crééra pas de doublon ou de nouveau compte.

Si vous souhaitez réaliser cette opération, merci de vous référer à la section précédente :

Importer des utilisateurs

Modification unitaire

Pour modifier un utilisateur, voici la marche à suivre :

1. Cliquer sur la rubrique Utilisateurs
2. Choisissez le collaborateur à modifier
3. Cliquer sur le bouton d'édition
4. Modifier les informations souhaitées. Vous pouvez modifier les informations suivantes : a. Les champs obligatoires b. Les champs utilisateurs c. Le rôle d. La langue de l'utilisateur (la langue par défaut de la plateforme Phosforea)
5. Cliquer sur le bouton Modifier pour confirmer ces modifications

Désactiver / Anonymiser / Supprimer des utilisateurs

Désactivation unitaire

Anonymisation en masse

Anonymisation unitaire

Suppression en masse

Suppression unitaire

Voici la marche à suivre pour supprimer un compte existant :

1. Cliquez sur la rubrique Utilisateurs
2. Choisissez le collaborateur à supprimer
3. Cliquer sur le bouton de suppression
4. Une fenêtre de dialogue s'ouvre vous demandant de confirmer la suppression, Cliquez sur Supprimer
    

Note : Même si l'apprenant a été supprimé, sa progression sera toujours comptabilisée dans la progression globale de vos utilisateurs

Rôles

Généralités sur les rôles, filtres et permissions

Si vous souhaitez impliquer d'autres personnes que les administrateurs pour le suivi de la plateforme, comme par exemple un responsable formation, un responsable cybersécurité pour un service.. L'ajout de filtres et de rôles Manager sera d'une grande aide dans le partage du pilotage de la plateforme.

Notez que, dans la plateformen, vous aurez un administrateur principal unique par plateforme et des administrateurs assistants (nombre défini en fonction de votre contrat) pour la gestion de la plateforme.

Création de rôles

Vous pouvez créer des rôles si vous souhaitez déléguer une partie des droits administrateur à un utilisateur afin d'élever les droits de certains apprenants sur la plateforme.

Pour donner des droits d'administration allégés à un utilisateur précédemment créé, voici la marche à suivre :  

1. Cliquer sur la rubrique Paramètres
2. Dans la section Rôles, cliquer sur le bouton + Add Role
3. Créer le Rôle en remplissant ces champs : a. Nom du rôle b. Description : détaillez l'utilité de ce rôle c. Responsabilités : Sélectionnez ici les fonctionnalités que peut gérer votre Manager : envoi et gestion des mails, personnalisation, gestion des parcours... d. Créer un scope : Paramétrez ici le scoop d'utilisateurs dans lequel votre manager pourra réaliser les responsabilités précédemment paramétrées.
4. Cliquer sur le bouton Créer.   Exemple : Si je souhaite qu'une personne puisse créer et gérer les parcours de formations et envoyer des mails de relances à mes commerciaux de Paris actifs qui ont la plateforme en espagnol , voici les manipulations à réaliser :
5. Name & Description : Donner un nom et une description à ce rôle. Par exemple : "Manager pour commerciaux de Paris hispanophones
6. Responsabilities :

• Section Message center : cocher Send messages / Manage messages / Schedule messages
• Section Content management : cocher Assign available profiles Create & modify profiles

7. Add a scope :

Language = Espagnol
Status = Inactif
Lieu = Paris
Content Group = Cybersécurité
 

8. Cliquer sur le bouton Create  

Note : Attention à bien dimensionner le nombre de managers sur votre plateforme. Le rôle de manager a pour but d'aider l'administrateur dans sa gestion de Phosforea. Ajouter trop de rôles manager ou impliquer trop de personnes dans l'administration pourrait compliquer le pilotage global de la plateforme.  

Attribution des rôles

Une fois le rôle créé, vous devez ensuite associer ce rôle de Manager à un utilisateur déjà existant. Pour attribuer un rôle à un utilisateur existant, voici la marche à suivre :

1. Cliquer sur la rubrique Utilisateurs
2. Choisissez l'utilisateur que vous souhaitez promouvoir au rôle de manager
3. Sélectionner le rôle : choisissez le rôle que vous venez de créer dans la liste déroulante
4. Cliquer sur le bouton Modifier.  

Pour aller plus loin, suivez ces instructions :

Modifier des utilisateurs